Assistant de conservation 2023 : corrigé archives
Aller à un exercice ou une partie
Proposition de corrigé — non officielle. Session 2023. Externe — archives. Durée : 3 heures. Coefficient : 3.
Ouvrir le sujet officiel · Télécharger une copie du sujet · Retrouver les annales du concours
Les réponses suivent les questions du sujet. Les explications permettent de comparer votre raisonnement et de reprendre les notions nécessaires.
1. Archivage électronique et sobriété numérique
La sobriété ne consiste pas à effacer indistinctement les archives pour réduire le stockage. Il faut conserver ce qui établit les droits, documente les décisions et présente un intérêt historique, tout en maîtrisant les volumes produits et les copies inutiles.
Intervenir dès la production. L’archiviste travaille avec les services et la direction informatique pour identifier les dossiers, leurs responsables, les durées de conservation et les formats attendus. Un plan de classement partagé, des versions maîtrisées et des règles de nommage évitent que chacun conserve la même pièce dans sa messagerie et plusieurs répertoires. Les métadonnées permettent de comprendre un document sans conserver tout son environnement logiciel d’origine.
Sélectionner sans compromettre la preuve. Les durées d’utilité administrative et le sort final guident les opérations. Une copie de commodité peut devenir inutile alors que l’exemplaire faisant foi reste nécessaire. L’élimination d’archives publiques suit une procédure autorisée ; elle ne relève pas d’un nettoyage automatique décidé par le seul service informatique. Le coût énergétique ne permet pas de déroger aux obligations de conservation.
Dimensionner la conservation. Un système d’archivage électronique peut mutualiser des infrastructures et adapter les niveaux de disponibilité aux usages. On évite une réplication excessive, mais on maintient les copies nécessaires à la sécurité et les essais de restauration. Les formats durables, le suivi des volumes, la fréquence raisonnable des migrations et des achats informatiques responsables complètent cette démarche. Le bon indicateur associe les ressources consommées à la qualité du service : une réduction de stockage obtenue en perdant des dossiers n’est pas un progrès.
2. Tableaux de gestion des archives
Un tableau de gestion décrit, par activité, les catégories de documents, leur durée d’utilité administrative et leur sort final : conservation définitive, tri ou élimination. Il peut préciser le service responsable, le point de départ du délai et les modalités du tri. Il s’applique aussi aux documents numériques.
Il est élaboré avec les producteurs et le service d’archives, à partir des textes applicables et des instructions de sélection. Pour les communes et groupements, les archives publiques restent soumises au contrôle scientifique et technique de l’État. Une durée locale ne peut réduire un délai légal ; l’existence du tableau ne dispense pas du visa nécessaire avant destruction. Sa mise à jour accompagne les modifications de compétences et de procédures.
3. DUC et DUA
La durée d’utilité courante, ou DUC, correspond au temps pendant lequel les services utilisent régulièrement les documents pour leur activité. La durée d’utilité administrative, ou DUA, couvre le temps durant lequel leur conservation reste nécessaire pour les besoins administratifs et juridiques, y compris après leur usage quotidien.
La DUC peut donc être plus courte que la DUA. La fin de la DUA ne signifie pas destruction systématique : les documents d’intérêt patrimonial sont conservés définitivement. Il faut distinguer durée d’utilisation, délai de communicabilité et durée de conservation.
4. Pérennité des archives numériques
Conserver des fichiers exige de préserver leur intégrité, leur intelligibilité et leur contexte. À l’entrée, on contrôle les formats, les métadonnées, les droits d’accès et la présence de tous les éléments attendus. Des empreintes permettent ensuite de détecter une altération ; elles ne prouvent pas à elles seules l’authenticité de ce qui a été versé.
Des copies sécurisées, une surveillance des supports et formats, des migrations documentées et un plan de continuité permettent de traverser les changements techniques. Les responsabilités, financements et possibilités de réversibilité doivent être prévus. Une sauvegarde informatique aide à restaurer un système ; elle ne remplace pas une politique d’archivage.