Assistant de conservation principal 2021 : corrigé de la note, archives

Proposition de corrigé — non officielle. Assistant territorial de conservation du patrimoine et des bibliothèques principal de 2e classe, session 2021, spécialité archives. Le sujet est commun aux concours externe, interne et troisième concours. Note : 3 heures, coefficient 3.

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La DGS de Cultureville demande une note sur les rôles et missions du service archives dans un projet de dématérialisation de l’administration. Le dossier contient douze documents, dont une instruction de Pôle emploi, des textes sur la signature électronique, des retours de collectivités et des illustrations de l’impact environnemental du numérique. La copie proposée reste dans le contexte de 2021.

Proposition de note rédigée

Commune de Cultureville — Service archives
Note à l’attention de la directrice générale des services
Objet : Le rôle du service archives dans la dématérialisation de l’administration

La dématérialisation transforme les procédures, les échanges et la production de documents de la collectivité. Elle ne supprime ni les obligations de conservation ni le besoin de disposer d’une information fiable et accessible. La dispersion des fichiers, la multiplication des versions et la fragilité des supports peuvent au contraire compromettre la preuve des décisions, les droits des personnes et la mémoire de l’action publique. Le service archives doit donc intervenir dès la conception des projets, aux côtés des services métiers et de la direction des systèmes d’information. Son expertise permet de définir les responsabilités et de maîtriser le cycle de vie des documents et données, tout en accompagnant les agents dans de nouvelles pratiques.

I. La dématérialisation fait de l’archivage une responsabilité commune à toute la collectivité

A. Préserver les droits et la mémoire, quel que soit le support

Les archives ne sont pas uniquement des dossiers anciens transférés dans un local. Elles comprennent les documents produits ou reçus dans l’exercice d’une activité, indépendamment de leur date, de leur forme ou de leur support. L’introduction explicite des données dans la définition légale, en 2016, confirme que les productions numériques appartiennent au champ archivistique. La responsabilité de la collectivité commence dès leur création ou leur réception, même lorsqu’elles restent dans une application métier ou un espace de travail courant.

Leur gestion répond à plusieurs besoins. L’administration doit pouvoir retrouver l’information utile, justifier les actes qu’elle a accomplis et assurer la continuité du travail. Les personnes doivent pouvoir faire valoir leurs droits. À plus long terme, les archives sélectionnées rendent compte de l’histoire des institutions et du territoire. Ces finalités conduisent à distinguer les archives courantes, utilisées habituellement, les archives intermédiaires, encore nécessaires pour des motifs administratifs ou juridiques, et les archives définitives conservées sans limitation de durée.

La transformation numérique renforce l’intérêt d’une gestion anticipée. Un fichier peut disparaître, être modifié sans trace ou devenir illisible. Une conversion peut faire perdre une fonctionnalité ; une habilitation mal définie peut exposer des informations ou empêcher de les retrouver. Les obligations de dématérialisation recensées dans le dossier touchent de nombreux domaines, dont la facturation, les marchés, les documents budgétaires et l’urbanisme. Elles imposent de penser ensemble les processus administratifs et le devenir de leurs productions, au lieu de traiter l’archivage après l’acquisition d’un logiciel.

B. Organiser une politique d’archivage portée par la direction

L’archivage engage l’organisation et ses dirigeants. Des outils ou l’intervention ponctuelle d’un spécialiste ne suffisent pas si les services ignorent quels documents conserver et qui en est responsable. Une politique validée au plus haut niveau doit définir le périmètre, les acteurs, les obligations et les exigences de fiabilité applicables à l’information reçue ou produite. Elle s’adresse aux supports papier comme aux supports numériques.

Le service archives apporte les règles d’évaluation, de classement, de conservation et de sélection. Les services producteurs décrivent leurs activités et leurs besoins ; ils doivent participer à l’identification des documents et à l’application des règles. La DSI prend en charge les dimensions techniques et de sécurité avec les archivistes. L’expérience de Saint-Nazaire montre l’intérêt de ce binôme, qui exige un vocabulaire partagé et une compréhension réciproque des contraintes. La direction générale permet de donner à cette coopération une portée transversale et de procéder aux arbitrages nécessaires.

L’instruction de Pôle emploi illustre cette construction collective : les règles ont été élaborées avec les métiers, les structures territoriales et la DSI, puis validées par l’administration des archives. Son organisation est instructive pour la commune, mais ses durées de conservation propres ne deviennent pas, pour autant, les durées applicables aux dossiers municipaux. La collectivité doit disposer de règles adaptées à ses activités, identifiant la responsabilité de conservation et évitant que chaque service maintienne des copies sans nécessité.

II. Le service archives sécurise le cycle de vie de l’information et accompagne le changement

A. Définir et mettre en œuvre une conservation fiable

Les tableaux de gestion permettent de relier chaque catégorie documentaire à sa durée d’utilité administrative, à son support, à son responsable et à son sort final. Selon les cas, l’échéance conduit à une conservation définitive, à un tri ou à une élimination autorisée. Ces règles doivent s’appliquer aux productions nouvelles comme aux stocks existants. La réduction des volumes n’est pas une suppression indifférenciée : l’élimination d’archives publiques reste soumise au visa préalable de l’autorité compétente.

Le service intervient aussi sur la structuration des données. Les expériences de Nantes et de Brest portent sur les arborescences, les règles de nommage, les métadonnées et les messageries. Décrire le contexte de production et distinguer les versions aide à retrouver la bonne information. Le schéma consacré aux données de recherche rappelle que cette compétence accompagne tout leur cycle : création, traitement, analyse, conservation, partage et réutilisation. Elle ne se limite pas à la dernière étape de dépôt.

Pour les documents électroniques, la disponibilité doit être associée à l’intégrité, à l’identification de l’origine, à la lisibilité et à la traçabilité des opérations. Un répertoire partagé ou une succession de sauvegardes ne constitue pas, à lui seul, une organisation d’archivage répondant à ces besoins. L’outil doit être apprécié avec ses procédures, ses droits d’accès et ses garanties dans le temps. Le service archives contribue ainsi aux cahiers des charges et aux projets logiciels ; à Strasbourg, cette expertise est intégrée dès l’expression du besoin.

La numérisation ne permet pas automatiquement de détruire l’original papier. Il faut examiner les exigences de preuve, le procédé de reproduction, les conditions de conservation et les autorisations requises. De même, l’image d’une signature manuscrite ne se confond pas avec un procédé fiable de signature électronique garantissant le lien entre le signataire et l’acte. L’archivage doit préserver les éléments nécessaires à la compréhension et à la fiabilité de l’acte signé, au-delà de sa simple apparence à l’écran.

B. Former les agents, faciliter l’accès et maîtriser les volumes

La réussite du projet repose sur l’appropriation des règles par les producteurs. Les archivistes deviennent des interlocuteurs de proximité et des formateurs : ils expliquent l’utilité de la collecte, proposent des fiches pratiques, des plans de classement ou des conseils et accompagnent les agents dans leurs outils. Les démarches de Toulouse, Nantes, Brest ou Antibes montrent l’intérêt de donner du sens aux procédures plutôt que de les présenter comme une contrainte de rangement. La sensibilisation des nouveaux arrivants et la valorisation de documents peuvent aussi faire connaître le service comme une ressource.

Le travail collaboratif doit limiter la dispersion et les doublons. Des espaces documentaires organisés, une gestion des versions, des habilitations cohérentes et des circuits identifiés réduisent les erreurs et le temps de recherche. Les échanges peuvent être rattachés au document partagé plutôt qu’à une multiplication de pièces jointes. L’archiviste aide à définir ces pratiques ; le choix d’un produit particulier ne dispense pas d’une analyse des usages ni de l’articulation avec l’archivage.

L’ouverture des données constitue une autre occasion de mobiliser son expertise. Les archivistes peuvent aider les services à identifier et décrire des jeux de données, en soutenir la qualité et accompagner les élus comme les citoyens dans leur compréhension. L’accès et la réutilisation doivent rester articulés aux règles de communication et à la protection des informations. La qualité du classement et des métadonnées prépare ces usages futurs.

Enfin, la dématérialisation a un coût matériel et énergétique. Les équipements, le stockage et les échanges ne sont pas immatériels. La démarche engagée à l’université de La Rochelle associe formation, limitation des productions inutiles, traitement des messageries et gestion des supports papier. La définition des durées et la suppression autorisée des doublons ou documents éliminables contribuent à cette sobriété, tout en préservant ce qui doit être conservé. La protection des données personnelles renforce l’intérêt de règles de durée et d’accès proportionnées ; elle ne justifie pas une destruction automatique de la mémoire publique. Le service archives apporte ainsi au projet numérique une capacité de sélection raisonnée, de sécurisation et de transmission.

Le raisonnement et les points délicats

Le plan part des responsabilités de la collectivité, puis développe l’action concrète du service. Il répond à la DGS : un développement limité aux logiciels, aux formats ou au rangement des fichiers manquerait la gouvernance, l’organisation des métiers et la conduite du changement. La note n’invente ni budget, ni calendrier local, ni logiciel déjà choisi à Cultureville.

Les douze documents n’ont pas la même fonction. L’instruction de Pôle emploi fournit un exemple de tableau de gestion et de répartition des responsabilités, sans autoriser la transposition de ses délais à une commune. Le document sur le travail collaboratif comporte une présentation commerciale : la copie retient ses problèmes et principes utiles, sans recommander l’éditeur. La bande dessinée évoquée en fin de dossier illustre l’enjeu de la mémoire et de la sélection ; elle ne fournit aucune règle professionnelle ou juridique.

Les deux infographies environnementales invitent à prendre en compte le cycle de vie et les volumes. La proposition conserve cette idée sans recopier des équivalences chiffrées dont le périmètre est insuffisamment explicité. Une illustration ne doit pas devenir une certitude technique disproportionnée.

Trois confusions doivent être évitées : numériser n’autorise pas automatiquement à détruire, stocker n’assure pas à lui seul un archivage fiable, une image de signature n’apporte pas toutes les garanties d’une signature électronique. Les notions peuvent être vérifiées dans la définition légale des archives, l’article 1367 du Code civil et les règles de sélection et de visa applicables en 2021.