Assistant de conservation principal 2023 : corrigé de la note, archives

Proposition de corrigé — non officielle. Assistant territorial de conservation du patrimoine et des bibliothèques principal de 2e classe, session 2023, spécialité archives. Sujet commun aux concours externe, interne et troisième concours. Note : 3 heures, coefficient 3.

Ouvrir le sujet officiel · Retrouver les annales du concours

Le DGS de Cultureville demande une note sur la gestion et l’archivage des documents et données électroniques sans système d’archivage électronique, les moyens ne permettant pas son installation immédiate. Les onze documents du dossier fournissent des actions préparatoires, des retours d’expérience et les limites des outils disponibles. La proposition se place à la date de l’annale.

Proposition de note rédigée

Commune de Cultureville — Service des archives
Note à l’attention du directeur général des services
Objet : La gestion des documents et données électroniques en l’absence de SAE

La production numérique de la collectivité augmente avec la dématérialisation des procédures. Faute de système d’archivage électronique, les documents restent souvent dans des applications métiers, des messageries ou des répertoires partagés, où leur conservation et leur identification ne sont pas suffisamment maîtrisées. L’absence de moyens pour installer immédiatement un SAE ne dispense cependant pas de gérer ces archives publiques. Des actions d’organisation, de sélection et de sécurisation peuvent réduire les risques et préparer une conservation durable. Leur utilité doit être clairement distinguée des garanties qu’apporte un dispositif d’archivage complet, afin de conduire une démarche progressive et soutenable.

I. Sans SAE, organiser dès maintenant les responsabilités et la production documentaire

A. Donner une portée transversale à la démarche et déterminer les priorités

Les documents et données électroniques produits ou reçus dans l’activité des services constituent des archives, comme leurs équivalents papier. Leur gestion doit préserver les droits des personnes, les preuves de l’action administrative et la mémoire de la collectivité. La dispersion des fichiers, les versions non identifiées ou les pertes lors d’un changement d’application menacent ces finalités. La cybersécurité constitue également un enjeu de continuité du service public : un logiciel mal protégé ou une attaque peut rendre les données inaccessibles, les altérer ou les exposer.

Le service des archives ne peut agir seul. Un soutien de la direction générale doit rendre sa mission connue, organiser les relations avec les métiers et la DSI et désigner les responsabilités. Selon les besoins, le service juridique, le délégué à la protection des données et les interlocuteurs chargés de l’accès aux documents participent à la réflexion. La gestion des données personnelles et leur conservation archivistique doivent être articulées, plutôt que traitées par des décisions de suppression prises isolément.

Le recensement des productions permet ensuite de connaître les volumes, les emplacements, les applications, les responsables et les risques. Les documents engageant la collectivité et les ensembles exposés à une perte ou à une obsolescence demandent une attention prioritaire. Le retour de Toulouse montre l’utilité d’une note de la direction générale pour légitimer les enquêtes auprès des services. Il souligne aussi la difficulté de tout mener simultanément : l’urgence des projets et la fragmentation du temps de travail peuvent empêcher l’exécution d’une feuille de route pourtant approuvée. À Cultureville, la démarche doit donc être hiérarchisée selon les besoins constatés et la disponibilité des agents.

B. Classer, identifier et sélectionner les fichiers avec les producteurs

Un plan de classement partagé facilite la recherche et limite les accumulations inutiles. La fiche de Haute-Savoie et du CDG74 préconise une organisation par fonctions, plus stable que l’organigramme, allant du général au particulier. Des intitulés compréhensibles et un nombre maîtrisé de niveaux rendent l’arborescence utilisable par tous. Les répertoires personnels portant le prénom ou le nom d’un agent ou d’un stagiaire, les rubriques indéfinies et les dépôts sans classement doivent être évités. La gestion des droits d’accès doit accompagner l’organisation des répertoires, notamment lorsque les dossiers comportent des informations sensibles.

Ce travail suppose un état des lieux, une élaboration collective et une validation. La nouvelle arborescence est alimentée dès la création des documents ; des règles de nommage et l’identification de la version définitive facilitent son usage. La migration des fichiers doit être contrôlée avant l’abandon de l’ancienne organisation. Une charte de bonnes pratiques formalise les règles et leur application, puis le classement est réévalué en fonction des utilisateurs et de l’évolution des compétences de la commune.

Le tri relève d’une analyse archivistique, non d’une suppression au seul motif du manque d’espace. Les services doivent distinguer les versions utiles, les exemplaires de référence et les doublons, ainsi que les durées de conservation et les sorts finaux applicables. Les éliminations d’archives publiques suivent les procédures et autorisations requises. Un outil tel qu’Archifiltre peut aider à visualiser une arborescence, en auditer le contenu et l’enrichir de métadonnées. Il facilite la préparation des ensembles et de futurs versements ; il ne décide pas de leur valeur et ne constitue pas, à lui seul, un SAE.

II. Réduire les risques dans la période transitoire et préparer une conservation durable

A. Distinguer les fonctions des outils et intégrer l’archivage aux projets

Le stockage, la sauvegarde, la gestion électronique des documents et le SAE répondent à des fonctions différentes. Une sauvegarde vise la restauration de données ou d’un système après un incident ; elle ne suffit pas à établir une gestion de conservation à long terme. Une GED facilite le classement, la recherche, les modifications et la collaboration pendant l’usage des documents. Un SAE associe une infrastructure, des logiciels, des procédures et des acteurs dont les responsabilités sont définies ; il vise notamment l’intégrité, la traçabilité, l’accès et la pérennité des documents archivés.

Sans SAE, la commune peut améliorer ses espaces de travail, préciser les habilitations, gérer les versions et faire organiser les sauvegardes par la DSI. Ces mesures réduisent l’exposition au risque et facilitent la reprise après incident. Elles ne doivent pas être présentées comme une garantie équivalente à celle d’un archivage complet. Imprimer systématiquement les documents nativement électroniques ne résout pas davantage la question de leur authenticité : l’impression ne conserve pas nécessairement les caractéristiques et éléments de preuve de l’original numérique. À l’inverse, numériser un original papier ne permet pas de le détruire sans examen des conditions et visa préalable.

Les applications métiers doivent être prises en compte avant leur acquisition ou leur renouvellement. L’archiviste aide les producteurs à préciser le cycle de vie, les besoins d’accès, les formats, les métadonnées et les possibilités d’export et de purge encadrée. Ces exigences doivent figurer dans les pièces contractuelles adaptées. Il participe aux tests, aux bilans de mise en œuvre et au contrôle régulier des fonctionnalités. Prévoir la récupération des données évite qu’un changement de prestataire ou de logiciel rende leur conservation impraticable et prépare leur versement ultérieur.

B. Former les équipes et étudier des solutions proportionnées

Les agents producteurs doivent comprendre ce qui relève de leur responsabilité. Des formations et des conseils pratiques sur le nommage, les formats, les versions, le tri et les transferts rendent les règles applicables dans le travail quotidien. Le service des archives devient un interlocuteur des projets numériques et un appui pour les managers. À Toulouse, un espace d’information et une communication régulière ont aidé à faire reconnaître cette fonction transversale. Les archivistes doivent eux-mêmes acquérir le vocabulaire et les compétences nécessaires au dialogue avec la DSI ; l’offre de formation présentée dans le dossier confirme que cette montée en compétence dépasse le seul maniement d’un logiciel.

La communication aux décideurs doit exposer les risques juridiques, les coûts de recherche et de stockage et les conséquences possibles d’une perte d’information. Elle permet d’apprécier les moyens à mobiliser, sans promettre qu’une solution gratuite supprimerait toute charge de préparation ou d’exploitation. Les retours d’autres collectivités peuvent éclairer les choix et éviter de sous-estimer le travail de traitement des données en amont.

À terme, l’absence de moyens pour un SAE communal peut conduire à étudier une organisation partagée. La note du Service interministériel des Archives de France distingue la mutualisation entre services publics d’archives, l’externalisation auprès d’un tiers agréé pour les archives courantes et intermédiaires, et le dépôt. Ces montages n’ont pas la même gouvernance et doivent préciser les rôles, les responsabilités, les conventions et l’intervention du contrôle scientifique et technique. Une prestation d’hébergement technique ne transfère pas, à elle seule, les missions de l’autorité d’archivage.

SESAM illustre une offre mutualisée, mais l’encadré du dossier précise que les nouvelles adhésions sont mises en attente dans le cadre d’une procédure d’agrément. Il ne peut donc être tenu pour une solution immédiatement accessible à Cultureville sur la seule base de ces documents. Le travail de classement, de sélection, de description et de sensibilisation reste utile quelle que soit l’option ultérieure. Il permet d’avancer dès maintenant, tout en donnant à la direction générale une connaissance des besoins résiduels et des limites de la période sans SAE.

Pourquoi ce plan répond à la commande

La contrainte budgétaire commande le raisonnement : la première partie rassemble ce qui peut être engagé par l’organisation et le travail documentaire ; la seconde expose la sécurité transitoire et la préparation d’une solution durable. La copie n’annonce pas l’achat immédiat d’un SAE et ne remplace pas la note demandée par un catalogue de produits.

Les documents invitent à corriger plusieurs raccourcis. Une GED ou une sauvegarde peut être utile sans garantir toutes les fonctions d’un SAE. Un SAE ne se réduit pas à un logiciel et ne rend pas les procédures humaines inutiles. L’affirmation commerciale selon laquelle aucun document ne pourrait jamais y être supprimé ne doit pas faire oublier les éliminations archivistiques autorisées. De même, la définition générale des archives ne doit pas être réduite aux seuls fichiers anciens ou devenus inactifs.

Le dossier contient aussi des indications datées ou discordantes : l’article de cybersécurité de 2017 annonce une date d’application du RGPD qui diffère de celle correctement donnée dans le retour toulousain, le 25 mai 2018. La note évite d’utiliser cette erreur ou les montants de sanctions comme argument automatique. Enfin, l’exemple SESAM doit être lu avec son encadré sur la suspension des nouvelles adhésions, et non à partir du seul portrait favorable figurant en fin de dossier.