IRA, printemps 2021 : corrigé du cas pratique sur la valorisation d’un site patrimonial

Proposition de correction non officielle. Concours externe, concours interne et troisième concours d’accès aux IRA, session de printemps 2021. Première épreuve écrite du 24 mars 2021 : cas pratique, 4 heures, coefficient 5. Le corrigé comprend la note au directeur et deux annexes choisies parmi celles demandées : un plan d’actions et un rétroplanning.

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Les règles et les organismes cités sont ceux du dossier à la date de l’écrit. Les tarifs, la capacité de chaque salle et les recettes prévisionnelles ne sont pas fournis par le sujet : ils doivent être établis avant la décision ministérielle.

Note à l’attention du directeur du service des archives

Objet : Ouverture encadrée des espaces patrimoniaux à des événements et tournages ; cadre juridique, recettes et mise en œuvre.

Décision proposée : valider le principe d’une offre pilote limitée aux espaces et créneaux compatibles avec la conservation des archives, l’activité du service et la sécurité du public ; charger un groupe projet d’en établir les tarifs, les conventions et le circuit d’autorisation avant toute première mise à disposition.

Notre service reçoit des demandes d’opérateurs événementiels pour des espaces prestigieux actuellement ouverts au public extérieur lors des journées européennes du patrimoine. Une mise à disposition peut accroître la connaissance du site et procurer une recette complémentaire. Elle ne saurait cependant modifier la mission première d’archives ni présumer que tous les salons sont disponibles. La cour et les salles sont des espaces matériels ; leur histoire, leur image et les prestations d’accueil contribuent à la valeur de l’offre. Le dossier rattache leur mise à disposition temporaire à la valorisation du patrimoine immatériel de l’État, sans faire de l’espace lui-même une œuvre ou une donnée librement exploitable. Dossier, documents 2, 4 et 7.

1. Un cadre autorisant des recettes sous réserve de l’affectation du site et de l’égalité d’accès

Le décret n° 2009-151 du 10 février 2009 permet à l’État de percevoir une rémunération pour certains services qu’il fournit, notamment la mise à disposition temporaire de salles, espaces ou terrains pour des événements, tournages ou prises de vue, ainsi que l’organisation de manifestations. Des services associés, tels que l’accueil, le contrôle d’accès, l’énergie ou le nettoyage, peuvent être prévus et rémunérés si le service est capable de les assurer. Le prix est fixé, selon les caractéristiques de la prestation, par arrêté du ministre compétent ou par contrat. Le bureau des affaires financières devra donc vérifier la base tarifaire applicable et construire des prix tenant compte de la durée, de l’espace, des contraintes et des services réellement fournis. Un chiffre forfaitaire décidé sans étude ni fondement ne serait pas présentable à la validation. Le décret n° 2009-157 attribue les produits au budget du ministère concerné ; les crédits correspondants sont ouverts selon la procédure de l’article 17-II de la LOLF. L’avis de l’Agence du patrimoine immatériel de l’État sur la nature et les caractéristiques de chaque prestation doit être joint au dossier transmis à la direction du budget. Dans le contexte du sujet, l’appui relève de la « mission appui au patrimoine immatériel de l’État », ancienne APIE rattachée à la direction des affaires juridiques du ministère chargé de l’économie. Ce circuit ne garantit pas que la recette revienne automatiquement et intégralement au service d’archives. Dossier, documents 2, 3 et 7.

La qualification juridique de chaque opération doit être vérifiée. Si la mise à disposition est accompagnée d’une véritable prestation d’accueil, le régime de rémunération pour service rendu décrit dans le dossier a vocation à s’appliquer. Si l’opération constitue aussi une occupation privative du domaine public en vue d’une exploitation économique, un titre d’occupation et les règles de publicité ou de sélection du code général de la propriété des personnes publiques doivent être examinés. L’ordonnance du 19 avril 2017, applicable aux titres délivrés à partir du 1er juillet 2017, impose en principe une procédure impartiale et transparente permettant aux candidats de se manifester. Pour une occupation de courte durée, une publicité préalable adaptée peut suffire ; les exceptions à la sélection exigent un motif légal, et certaines doivent être rendues publiques. Une sollicitation spontanée d’un prestataire ne vaut donc pas attribution directe : elle appelle une vérification de l’absence d’intérêt concurrent. Le service juridique appréciera le régime du bien et la nature exacte du projet avant d’arrêter la procédure. Dossier, document 1, pages 4 à 7.

Le service conserve la maîtrise de son affectation. La conservation des collections, l’accès des chercheurs, la continuité des missions et la sécurité peuvent conduire à refuser une demande ou à proposer un autre espace ou créneau. Le refus doit reposer sur des critères objectifs et connus, non sur une préférence arbitraire pour un organisateur. Une charte d’accueil précisera les catégories d’événements admises, les limites techniques, la neutralité du service et les conditions d’usage du nom ou des images du site. Une grille tarifaire pourra distinguer des situations objectivement différentes, en respectant l’égalité et la concurrence. Dossier, documents 4 et 5.

Le classement de l’organisme en établissement recevant du public de première catégorie ne donne pas, à lui seul, la jauge autorisée de chaque salon ni l’autorisation de toute manifestation. Les services de sécurité devront vérifier chaque espace, la capacité applicable, les accès, les issues, les contraintes de montage et l’éventuel avis des autorités compétentes. L’organisateur produira son assurance et les autorisations nécessaires ; une convention fixera espaces et horaires, prix, prestations, état des lieux, responsabilités, annulation et remise en état. La préservation des archives justifie en outre des interdictions précises : accès aux réserves et aux documents, appareils ou installations risquant d’endommager les lieux, prises de vue de personnes ou pièces sans droits vérifiés. Dossier, documents 4 et 5.

2. Trois offres possibles, à développer par étapes et selon les capacités du service

L’accueil d’événements constitue la première offre à étudier, car les sollicitations existent déjà. Le groupe projet dressera l’inventaire des espaces, de leurs surfaces et contraintes, puis définira les créneaux hors des activités incompatibles avec l’accueil de tiers. Il confrontera ces possibilités aux demandes reçues et aux attentes des professionnels, fixera une grille de prix et établira une convention type. Un interlocuteur unique instruira les demandes, avec avis obligatoire de la conservation, de la sécurité, des finances et du service juridique. Le catalogue d’espaces ne sera diffusé qu’une fois cette offre réellement validée. Dossier, document 4.

Les tournages peuvent former une deuxième offre, distincte. Leur intérêt dépend de la disponibilité des décors, de la place nécessaire aux équipes et aux équipements, des branchements, du stationnement et des contraintes d’un service toujours en fonctionnement. Le dossier recommande un point d’entrée unique, une réponse rapide et une convention propre au tournage. Le modèle de convention APIE cité au dossier prévoit que le producteur s’acquitte de l’intégralité de la redevance avant le début du tournage et dispose des assurances et droits nécessaires, y compris pour les personnes, œuvres ou documents visibles. Cette échéance doit être distinguée de l’encaissement après opération envisagé pour le pilote événementiel. L’administration peut contrôler la compatibilité du scénario avec la sécurité et le service, mais ne dispose d’aucun pouvoir général de censure de l’œuvre. Une utilisation ultérieure d’extraits ou de l’affiche par le ministère suppose une clause de droits spécifique ; elle ne découle pas de la seule mise à disposition. Une phase pilote limitée à un ou deux espaces permettra de tester la charge réelle pour les agents. Dossier, document 5.

Le mécénat peut enfin soutenir un projet identifié de conservation, de restauration ou de médiation, en dehors de la tarification d’un événement. Il s’agit d’un don destiné à une activité d’intérêt général sans contrepartie directe équivalente ; le parrainage répond à une autre logique. L’éligibilité du bénéficiaire et les éventuels reçus fiscaux doivent être vérifiés avant d’annoncer un avantage au donateur. Un appel participatif demanderait en plus un objectif chiffré justifié, une équipe d’animation, un moyen fiable de collecte, une information sur l’usage des fonds et un suivi après campagne. Le recours à une plateforme engage des coûts ; la gestion directe mobilise les moyens humains et techniques du service. Le choix dépendra d’un projet concret, et non du seul souhait de recueillir des dons. Dossier, documents 6 et 8.

Les fonds d’archives numérisés ne doivent pas être ajoutés à l’offre payante par simple analogie. Le dossier rappelle le principe de libre réutilisation des informations publiques et les exceptions propres, notamment, à certaines opérations de numérisation de fonds et collections. Les droits de tiers et les données personnelles doivent être vérifiés. Cette question relève d’un chantier distinct de l’accueil d’événements dans les locaux. Dossier, document 7, pages 27 et 28.

Je propose de soumettre à la validation ministérielle une politique d’accueil limitée et ses critères, puis de tester les conventions sur quelques demandes. Le plan d’actions et le calendrier ci-dessous répartissent les vérifications. Au terme de la phase pilote, le service pourra comparer les recettes réellement encaissées aux coûts et au temps mobilisé, mais aussi relever les incidents, les refus motivés et l’effet sur l’accueil des usagers. L’extension de l’offre dépendra de cette évaluation.

Annexe 1 — Plan d’actions pour la mise à disposition des espaces

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Le mécénat fera l’objet d’une fiche séparée dès qu’un projet patrimonial d’intérêt général et son budget seront définis ; son éligibilité fiscale et ses modalités de collecte seront vérifiées avant sollicitation des donateurs.

Annexe 2 — Rétroplanning indicatif avant la première mise à disposition

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Ce calendrier est un outil d’organisation, pas une dispense de consultation, de publicité ou d’autorisation. Si l’une de ces étapes prend plus de temps, la première mise à disposition est reportée.